《OTPR敏捷工作法》不是有做事就有價值!| 金針草堂

工作不是靠運氣，才能遇到懂你努力的好老闆、好溝通協作的同事們。

需要找方法、解決問題，把心態調整好，再加上好的工作方法，才能把”運氣”的成份降到最低。

作者與序言

《OTPR敏捷工作法》的作者游舒帆，是線上課程「商業思維學院」院長，致力於提廣商業思維這種能提升認知思維的重要觀念與知識。曾任鼎新電腦總監與TutorABC協理。亦兼任多家知名企業管理顧問與業界講師，同時也是哈佛商業評論、經理人、inside、專案經理雜誌等眾多電子媒體專欄作家。

作者認為成功不只是運氣而已，重點是「從自己身上找答案，以及高效且能彈性調整的工作方式」，當自己能針對自己的職責提出問題、找出相對應的解決方式，承擔起自己的責任，達成預定的目標，這樣的學習型心態才是最重要的。但心態對了，工作方式也要對，這也是作者撰寫此書的原因。

為何多數人無法為自己的績效負責?

這一段中我印象中最深的兩點，分別是：
A、苦勞不是功勞
B、低價值循環

A、苦勞不是功勞

很多人都覺得「我做得很辛苦，為什麼老闆不懂?」但是我們有做事不見得能創造價值，價值源於我們對某件事產生具體的影響，大家可以想想看，我們負責的工作，可以直接影響利潤、還是帶來收入、或是提升客戶的回購率? 如果無法把工作對應到數據脈絡上，那我們做的事對公司的價值可能是相對低的。

B、低價值循環

公司中總有一個人，最難搞、最繁瑣的工作都會落到這個人的身上，他有核彈級的威力，卻總在處理步槍等級的問題，只是因為他能把這些事情處理的比別人好。要擺脫這種低價循環，得透過自我回顧與覆盤，並針對現況採取行動。

關於「苦勞不是功勞」這件事，小編也常常覺得很苦手，因為類似行政幕僚的工作，很難把工作對應到公司的利潤脈絡中，所以很難彰顯自己的價值；但是在另一位劉奕酉老師的「超級幕僚課程」中，就有提到行政職需對應五項職能，包括了素養力、協作力、企劃力、策略力與管理力，而當你的綜合能力表現提升，你身為行政職的價值也會有所提升，不只做老闆的手跟腳，更要體察老闆的腦跟心，才能有機會被看見。

而「低價值循環」也會讓我們拼命加班卻難以展現價值，如何判斷事件的重要排序，還有如何做好時間管理，也是這本書「OTPR敏捷工作法」想要告訴我們的關鍵。

接下來我們要來說明什麼是「OTPR」。

『把優先等級較高的行程先確認下來，可以大幅避免後續的調整』 — — OTPR敏捷工作法

O: 目標管理

依循SMART原則去定目標-

S (Specific) 具體明確的：做哪些事、對工作任務的要求為何?

M (Measurable) 可衡量的：什麼叫做好? 衡量的基礎為何?

A (Attainable) 可達成的：比目前可做到的目標再高一點，不要訂怎麼也做不到的目標。

R (Relevant) 相關聯的：目標要與負責指標對象的工作內容相關。

T (Time-bound) 具時效性的：要有完整的期限或里程碑。

比如目標是”改善服務品質”，那關鍵結果就可能會是”a. 產品退訂率降低5%, b.產品的滿意度從8.8分提升到9.2分”，而且關鍵結果一定要是”做好”、而不是”做完”。

小編在訂目標時，最常被提醒的點是「太籠統」、「定義模糊」，可能也跟小編的工作性質很難量化有關，不過，需要時時提醒自己，要有「數據化的思維」，也是GIPI一直在提醒的事情。

T: 時間管理

首先就又會回到「與成功有約：高效能人士的七個習慣」裡，史蒂芬・柯維所提醒的，將事件依”緊急”與”重要性”，分成四個象限排序 (重要且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要也不緊急)，當你學會判斷事件要排入哪個象限，你就可以更好做好時間管理。

作者建議做每週的時間行事曆安排，把預期要做的事情排上GOOGLE行事曆，一天雖然工時是8小時，但總是會有「突然需要溝通才能進行協作」、或是「陪伴一下情緒低落的同事，讓對方能繼續一起協作跟努力」…類似這樣的事情發生，所以最好只排6小時的工時在行事曆上，另外2小時是用來彈性處理事情的。

判斷某件事情是「非你做不可」還是「有你也不錯」也很重要，如果某個會議你並不是關鍵人物，你卻因為此會議而導致自己的事情做不完、需要加班，那就要在排序時，把參加這個會議的重要性往後挪。

小編自己在規劃時，會先想過一遍本週要做的事情有哪些，按重要性排序(重要但不緊急的，還是一定要排出時間做)，每天在上班前先想過這些任務中，哪些是今天要做的、預計用多少時間做? (小編自己以10分鐘為單位去估)
最近在朋友的推薦下，開始始用免費工具Toggl去計算自己每個專案，每天花了多少時間做，然後再記錄對比自己的預期，是多花時間、還少算時間，為什麼? 藉由每天的覆盤來調整自己對時間跟處理事情的效率感。

P:專案管理

GIPI說他個人常用的行事曆會分為下面6類：

1、營運行事曆：公司營運活動。

2、協同性活動：需跟他人一起完成的行程。

3、個人工作：處理個人工作項目。

4、變更行事曆：記錄行程中有更動的項目。

5、Re-plan：因為變更行事曆而受影響的項目。

6、復盤行事曆：記錄每日/週執行狀況的行事曆。

此章內容，小編認為是「時間管理」的呈現方式，GIPI會用6種行事曆來幫助自己更高效的確認重要性跟復盤自己時間管理狀況，小編認為無論你用EXCEL記錄 (小編有個朋友，用EXCEL記錄時間管理超精準)、或是用Toggl、或是Trello，只要是能幫助你確實管理事件及抓時間，倒不需要太執著於”只能用哪種工具”，即便只用紙筆，也是很好的。

R: 回顧與復盤

GIPI說，回顧與復盤要能做得好，重點是要自我提問，透過自問自答來讓自己更了解一件事背後的脈絡，而在下列3個狀況，是自我提問的極佳時機：

1、計畫與實際之間有明顯落差時
2、行為與思維間有歧異時
3、與他人無法取得共識

而「計畫與實際之間有明顯落差時」可以問自己的基本問題有5個，小編覺得很實用，也摘錄給大家：

1、為什麼發生這樣的問題?

2、為什麼我做了這個選擇?

3、如果我做了另一個選擇會怎麼樣?

4、是否有補救措施?

5、下次再發生時，打算如何處理?

面對自己有時不是那麼的容易，因為某時是因為自己想放空、或者覺得這樣簡單做做就好了，這樣偷懶的自己，大家都不想承認，但是，還是要練習想清楚，才會知道自己問題在哪，也才能解決。

就像成長型思維的人，會知道別人指出你的不足，並不是在批評「你這個人」，而是告訴你「這件事情沒有處理好」，然後就針對這件事情去改進。

小編也覺得，面對自己的不足與怯懦並不容易，因為說出來，好像就會連自己都看不起自己>< 但是，有時就是需要正面突破，才有可能進步。

這本書跟我有什麼關係?

「OTPR敏捷工作法」主要是希望讀者們建立精確的目標，並且透過時間管理跟專案管理，以及不斷的自我提問和復盤，能夠達成預期的目標，

本書藉由透過故事化，GIPI與下屬Joseph的對談，解決Joseph關於工作與生活的問題，也希望讀者們有所啟發，能改變的工作和生活狀況。

小編覺得又是時候將「與成功有約：高效能人士的七個習慣」拿出來再看一次的時候了，畢竟「以終為始」、「要事第一」還有「不斷更新」是我們要時時提醒自己的，練習對工作和人生都有更長遠及全面性的思考，習慣於回顧與檢討，才能讓我們一點一滴的進步。

「你可以從別人的反應來協助你判斷，但千萬別把別人該處理的問題全部攬到自己身上來」 — <<OTPR敏捷工作法>>